Quel que soit le genre d’évènement que l’on souhaite organiser, le choix d’une agence parisienne à laquelle on souhaite confier sa concrétisation peut rapidement s’avérer un véritable casse-tête. Déjà, bien choisir son prestataire événementiel relève d’un long processus jalonné de plusieurs étapes fondamentales. À cela s’ajoute le fait que l’on risque à tout moment de se perdre dans la myriade d’agences événementielles caractérisant le marché parisien. C’est pourquoi on s’intéressera principalement dans ce qui va suivre sur les bons réflexes à adopter pour mieux choisir son agence événementielle à Paris.
Présélectionner les agences événementielles à Paris
Avec toutes les agences événementielles qui fleurissent aujourd’hui sur le marché parisien, il est parfois difficile de s’y retrouver. D’ailleurs, chacune d’elles promet l’organisation parfaite d’un tel ou tel évènement. Ainsi, pour éviter de se faire avoir, il ne faut en aucun cas confier l’organisation de son évènement à la première agence événementielle venue. On doit plutôt en sélectionner quelques-unes dans la perspective de les mettre en concurrence. Le mieux est de sélectionner 5 agences maximum pour éviter de perdre trop de temps, mais aussi de complexifier la sélection ainsi que la comparaison des propositions. Bouche-à-oreille, comparateurs en ligne…, ce ne sont pas les moyens qui manquent pour procéder à la présélection des meilleurs prestataires dont on juge en mesure de correspondre à ses besoins ainsi qu’à son enveloppe budgétaire. Pour trouver une agence événementielle de luxe à Paris, on n’a qu’à se rendre sur umdh.fr.
Mettre en concurrence les agences événementielles présélectionnées
Afin que l’on puisse mettre en compétition les agences événementielles présélectionnées, il convient en effet de les contacter pour ensuite se voir octroyer un rendez-vous. Bien que l’on puisse parler de son évènement en ligne (par téléphone, par e-mail, via les plateformes de tchat en ligne…), il apparaît plus judicieux de privilégier un rendez-vous physique durant lequel on pourra communiquer aisément son brief ou cahier des charges aux agences présélectionnées.
Au terme du briefing, chaque agence communication evenementiel détient toutes les informations clés lui permettant de préparer des solutions et préconisations dans le but de faire en sorte à ce que l’évènement, quel qu’il soit, puisse se conformer au cahier des charges. Par la suite, on n’a plus qu’à évaluer minutieusement chaque proposition en se basant sur certains critères : la compréhension, la pertinence des propositions, l’originalité, le respect de chaque détail qui compose le brief, l’écoute, etc. Suite à cette étape, on peut déjà écarter du projet certaines agences pour ensuite procéder à l’étape suivante, c’est-à-dire l’affinement des solutions et recommandations proposées par les prestataires restants.
Finalisation de la sélection : les points essentiels
À présent que l’on a écarté du projet les agences événementielles n’ayant pas répondu à ses contraintes et attentes, on n’a plus qu’à procéder au choix final. Pour ce faire, il existe certains critères-clés sur lesquels doit se baser la sélection de la meilleure agence événementielle à Paris. Parmi ces critères figure la réputation ainsi que la notoriété de chaque candidat. Ainsi, pour se renseigner amplement sur les agences événementielles ayant retenu son attention, on peut, soit faire jouer le bouche-à-oreille en demandant les avis de ses proches, mais également des clients ayant déjà eu l’occasion de recourir aux services de l’un des candidats, soit visiter directement le site web de chaque prestataire histoire d’éplucher à la loupe son authenticité et fiabilité.
Il convient ensuite de se renseigner sur l’expérience des candidats. Sous peine de rater son évènement, autant abandonner les agences événementielles fraîchement créées au profit de celles qui ont déjà existé depuis belle lurette. Ainsi, on peut être certain que l’agence événementielle haut de gamme Paris à laquelle on souhaite confier l’organisation de son évènement est composée de professionnels chevronnés et dispose d’un puissant réseau de prestataires.
Par ailleurs, on doit bien sûr privilégier le candidat avec qui on se sent le plus en confiance et qui a proposé un concept qui se veut original et efficace. En effet, la confiance revêt d’une importance cruciale dans le cadre d’une organisation d’évènement. Il est en effet indispensable de se sentir en confiance et rassuré avec l’agence événementielle à Paris.
