La restauration et l'organisation d'événements vont de pair, il est donc bon de savoir comment choisir un traiteur pour un événement. Découvrez comment bien choisir un traiteur.
Quel type de traiteur convient le mieux à votre événement ?
Avant de vous plonger tête baissée dans votre recherche, considérez le type d'événement que vous organisez. Cela vous aidera énormément à déterminer le type de traiteur que vous devriez rechercher.
Comment trouver un traiteur ?
Il y a une grande variété de vendeurs. Nous allons vous présenter quelques éléments clés à prendre en compte pour la restauration et l'organisation d'un événement afin de vous aider à réduire le nombre de candidats.
1. Taille
Le traiteur doit être capable de gérer tous les invités de l'événement. La taille de l'entreprise doit être adaptée à la taille de votre événement.
2. Localisation
Il est également judicieux de réfléchir au lieu où se déroulera votre événement. Un fournisseur local peut connaître le lieu de votre événement et sera moins susceptible de subir des retards dus à de longs trajets.
3. Budget
Le montant que vous avez alloué à la restauration lors de l'établissement du budget de l'événement devrait vous aider à affiner votre recherche. L'idéal est de trouver un fournisseur qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
4. Restrictions relatives aux sièges
De nombreux sites ont une liste de fournisseurs avec lesquels ils préfèrent travailler. En choisissant un fournisseur figurant sur leur liste, vous limiterez non seulement le risque de malentendus, mais vous pourrez également bénéficier d'une remise intéressante.
Comment choisir un traiteur ?
Vous avez effectué des recherches initiales. Il est maintenant temps de choisir un traiteur pour votre événement. Voici quelques-unes des qualités qu'un bon vendeur doit posséder, afin que vous puissiez faire le bon choix.
1. Communication
Un bon fournisseur sera facile à contacter et répondra rapidement à vos courriels et appels. Si vous rencontrez des problèmes de communication avant même de commencer, la communication sera un problème tout au long du processus.
2. Organisation
En plus de leurs compétences en matière de communication, vous devez également tenir compte des compétences organisationnelles des différents vendeurs. Avez-vous reçu la proposition en temps voulu ? Si ce n'est pas le cas, cela peut être un très mauvais signe.
3. Expérience et spécialisation
Tout comme la plupart des organisateurs d'événements se spécialisent dans un type particulier d'événement, de nombreux fournisseurs de services de restauration font de même. Assurez-vous que votre vendeur a de l'expérience dans le type d'événement que vous organisez.
4. Service à la clientèle
Vos besoins et vos attentes en tant que client doivent figurer en tête de la liste des priorités du fournisseur. Notez si un fournisseur est attentif ou non à vos besoins spécifiques.
5. Flexibilité
Vous devez vérifier la flexibilité de votre fournisseur en termes de menu et de service. Vérifiez s'ils peuvent répondre à divers besoins alimentaires, comme les allergies et les repas sans gluten.
6. Commentaires des clients
Les avis en ligne et les recommandations personnelles sont révélateurs de la capacité d'un prestataire à mener à bien sa mission. Avant d'engager quelqu'un, faites preuve de diligence raisonnable.
Comment engager un traiteur ?
À ce stade, vous devriez avoir une liste de candidats. Il y a quelques autres éléments qui peuvent vous aider à choisir le fournisseur qui vous convient le mieux.
1. Photographies d'événements passés
Une photo en dit long sur ce que vous pouvez attendre de la nourriture... sauf si vous êtes chez McDonald's. En supposant que vous ne serviez pas de Big Macs, ne manquez pas de consulter les photos prises lors d'événements passés.
2. Certifications
Avant d'engager un fournisseur, assurez-vous de vérifier ses certifications. Les certifications doivent répondre aux normes alimentaires britanniques et à toute autre exigence imposée par la police d'assurance de votre événement.
3. Ingrédients
Il est toujours bon de vérifier où les fournisseurs obtiennent leurs ingrédients. Sont-ils locaux ? Sont-ils biologiques ? Sont-ils d'origine responsable ?
4. Préparation
Demandez au vendeur de vous expliquer comment et où la nourriture sera préparée. Il est parfois moins coûteux de cuisiner quelque chose à l'avance, mais de nombreux plats doivent être préparés sur place, sur le lieu de l'événement.
5. Goûts
Vous avez vu les photos, mais vous devez maintenant savoir si la nourriture est bonne à manger. Un bon vendeur organisera une dégustation qui vous permettra d'évaluer la qualité de la nourriture par vous-même et de décider si elle vous satisfait.
6. Meubles et vaisselle
Tous les lieux ne vous fourniront pas le mobilier et la vaisselle dont vous aurez besoin. Cependant, certains traiteurs les incluent dans le prix, vérifiez donc si cette option est disponible.
Si ni le fournisseur ni le lieu de l'événement ne peuvent vous fournir l'équipement, vous devrez contacter un fournisseur tiers.
7. Personnel disponible
Vérifiez si le traiteur dispose d'un personnel suffisant pour la taille de votre événement. En général, vous aurez besoin d'un serveur pour deux tables. (Encore moins, si vous prévoyez un buffet).
8. Détails contractuels
Lorsque vous vérifiez le contrat, assurez-vous qu'il couvre tous les détails. Existe-t-il une liste complète des résultats attendus ? La TVA est-elle incluse ? Le personnel s'attend-il à recevoir des pourboires ? Avez-vous lu toutes les clauses ?
9. Politique d'annulation
Il est toujours bon d'être préparé à tout, même au pire des scénarios. Vérifiez les conditions d'annulation du fournisseur, au cas où.
Conclusion
Lorsqu'il s'agit de manger, vous ne devriez pas être trop pointilleux, mais vous devez certainement l'être lorsque vous engagez le traiteur pour votre événement. Après tout, le centre de l'événement n'est pas vous. L'événement est centré sur l'expérience de vos clients.
Il est également utile de faire des recherches à l'avance si vous prévoyez d'organiser d'autres événements à l'avenir. Engager un traiteur pour cet événement pourrait être le début d'une relation professionnelle durable.
Vous devriez maintenant avoir une très bonne idée de la manière de choisir un fournisseur pour votre événement.
