Un séminaire d’entreprise peut être de petite, moyenne ou de très grande envergure. Cet outil de management est désormais indispensable pour améliorer l’efficacité d’une entreprise et de ses ressources humaines. Découvrons les différentes phases essentielles dans l’organisation de séminaires d’entreprise.
Commencer l’organisation du séminaire d’entreprise par hiérarchiser ses objectifs
Les sociétés qui souhaitent organiser une manifestation devront choisir divers besoins. En ciblant ses impératifs, on limite les erreurs et on gagne du temps en simplifiant le travail des agences événementielles. Pour que le séminaire d'entreprise soit un succès, il est important de définir ses objectifs en commençant par déterminer le motif du séminaire : lancement de produits, formation, cohésion d’équipe, stimulation…
Lors de l’élaboration du cahier des charges, l’organisateur du séminaire d’entreprise devra déterminer son budget, définir le lieu du séminaire, prendre en compte les besoins particuliers… Le cahier des charges permet notamment de connaître l’endroit où aura lieu l’événement : hôtel, résidence de tourisme, centre de congrès, village de vacances ainsi que la nature du confort (luxueux, bucolique, convivial, exotique…).
De la recherche d’un lieu d’accueil jusqu’à la validation des choix
Pour rechercher un lieu d’accueil, il faut prendre en compte les qualités physiques de l’établissement ainsi que ses possibilités matérielles à recevoir le groupe selon les besoins, évaluer les prestations, la qualité du contact, les atouts et points forts de l’établissement. Avant de trouver le lieu du séminaire, il faudra contacter plusieurs établissements. Lors du premier contact téléphonique, il est recommandé de nommer ses recommandations afin de bénéficier d’un meilleur accueil.
On confirme ensuite la demande par fax ou e-mail en renseignant l’établissement de la date du séminaire d’entreprise, le nombre de participants, les besoins en salle de réunion et chambre, le budget quotidien et par participant. On étudie les différentes offres en prenant compte de ses besoins puis on valide son choix auprès du prestataire. L’étape finale consiste à informer toutes les personnes qui participeront au séminaire d’entreprise.
Faire appel à une agence événementielle pour organiser un séminaire d’entreprise
Qu’il s’agisse d’organiser un voyage incentive, une conférence, une inauguration, un lancement de produits ou un séminaire d’entreprise, on peut gagner du temps en faisant appel à une agence événementielle. Ces professionnels sont capables d’organiser des événements originaux et innovants. L’agence événementielle spécialisée en organisation de séminaires d’entreprise propose un service à la carte adapté aux exigences et budgets de ses clients. Grâce à ces spécialistes, la préparation d’un team building est plus simple.
